O asociație sau o fundație nu este o firmă obișnuită, dar tot trebuie să țină contabilitate, să depună declarații și, în anumite condiții, să plătească impozite. Diferența față de un SRL stă în modul în care sunt tratate veniturile și în regulile specifice entităților fără scop patrimonial. Iată ce presupune, concret, contabilitatea unui ONG.
Specificul contabilității non-profit
Asociațiile și fundațiile funcționează pe baza legislației privind organizațiile fără scop patrimonial și sunt înregistrate în Registrul asociațiilor și fundațiilor, nu la Registrul Comerțului. Totuși, din punct de vedere contabil, țin evidența în partidă dublă, la fel ca o firmă, dar folosind reglementări contabile dedicate entităților non-profit, diferite de cele aplicate societăților comerciale.
Marea diferență practică este separarea activității. Un ONG poate desfășura:
- Activitate fără scop patrimonial — proiecte sociale, educaționale, culturale, finanțate din donații, cotizații sau granturi;
- Activitate economică — vânzare de produse sau servicii, chiar dacă profitul rezultat este reinvestit în misiunea organizației.
Aceste două tipuri de activitate trebuie evidențiate distinct în contabilitate, pentru că regimul lor fiscal diferă. Un ONG cu doar câteva donații și fără angajați are o contabilitate relativ simplă. Un ONG cu proiecte europene, angajați, activitate economică și TVA are, practic, complexitatea unei companii de mărime medie.
Venituri neimpozabile și economice
Regula generală este că veniturile obținute din activitatea fără scop patrimonial — donații, sponsorizări, cotizații de membru, granturi — sunt, în general, neimpozabile din punct de vedere al impozitului pe profit, atât timp cât sunt folosite conform scopului organizației. Însă „neimpozabil” nu înseamnă „fără evidență”: fiecare sursă de finanțare trebuie documentată și justificată, mai ales dacă vine de la o instituție finanțatoare care cere rapoarte periodice.
Pe de altă parte, veniturile din activitatea economică (de exemplu, vânzarea de produse handmade, organizarea de evenimente cu bilet de intrare sau prestarea de servicii contra cost) intră, de regulă, în sfera impozitului pe profit, la fel ca la o firmă obișnuită. Modul exact de calcul — inclusiv dacă ONG-ul poate beneficia de un regim similar microîntreprinderilor pentru partea economică — depinde de condițiile legale în vigoare, așa că îți recomandăm să verifici mecanismul cu calculatorul microîntreprindere vs. impozit pe profit înainte de a lua o decizie.
Un alt aspect important este TVA-ul. Dacă activitatea economică a ONG-ului depășește un anumit nivel de venituri, apare obligația înregistrării în scopuri de TVA, exact ca la orice altă entitate. Pentru a înțelege cum se calculează TVA-ul aferent facturilor emise și primite, poți folosi calculatorul de TVA, iar pentru pragul exact de înregistrare consultă un contabil sau sursele ANAF, pentru că valoarea se poate modifica.
Practic, decizia-cheie pentru un ONG este: cât de mult din activitate este „misiune” și cât este „afacere accesorie”. Contabilul stabilește, pe baza documentelor, cum se împart veniturile și cheltuielile între cele două zone, pentru a calcula corect ce este impozabil și ce nu.
Obligații declarative
Chiar dacă un ONG nu are activitate economică, tot are obligații declarative față de autorități. Acestea variază în funcție de complexitatea organizației, dar de regulă includ:
- Situații financiare anuale (bilanț) depuse la ANAF, indiferent dacă organizația a avut activitate sau nu în anul respectiv;
- Declarații privind impozitul pe profit, dacă există venituri din activitate economică;
- Declarații aferente angajaților, dacă ONG-ul are personal salariat — contribuții sociale, impozit pe venit, declarația unică pentru angajatori;
- Raportări specifice către finanțatori, mai ales pentru proiecte cu fonduri europene sau granturi guvernamentale;
- Raportarea utilizării sumelor redirecționate de contribuabili din impozitul pe venit către organizație, dacă este cazul.
Termenele exacte de depunere se schimbă periodic, așa că nu te baza pe memorie sau pe informații vechi. Cel mai sigur este să urmărești un calendar fiscal actualizat, care îți arată datele-limită relevante pentru tipul tău de organizație.
Dacă ONG-ul are angajați, contabilul trebuie să calculeze corect salariile și contribuțiile aferente. Poți estima rapid diferența dintre salariul brut și cel net cu calculatorul de salariu brut-net, util mai ales când negociezi un contract de muncă cu un angajat al organizației.
Auditul
Nu toate ONG-urile sunt obligate să treacă printr-un audit financiar extern. Obligativitatea depinde, de regulă, de anumite praguri legate de mărimea organizației — active, venituri sau alte criterii stabilite prin lege — praguri care se pot modifica de la un an la altul. Nu presupune un nivel anume; verifică situația actuală cu un expert contabil sau pe site-ul CECCAR înainte să tragi concluzii.
Independent de obligația legală, multe finanțatoare — mai ales cele care oferă fonduri europene sau granturi instituționale — cer un audit al proiectului sau al organizației ca o condiție contractuală, indiferent de mărimea ONG-ului. În acest caz, auditul nu mai este o opțiune, ci o clauză din contractul de finanțare.
Diferența dintre cenzor și auditor financiar contează și ea: unele organizații pot avea, conform statutului, un cenzor intern care verifică gestiunea financiară, în timp ce auditul extern este realizat de un auditor autorizat, independent de organizație. Rolurile nu se suprapun automat, iar statutul organizației ar trebui să clarifice ce mecanism de control folosește.
Când ai nevoie de contabil dedicat
Un ONG mic, cu venituri exclusiv din cotizații și donații, fără angajați și fără activitate economică, poate funcționa cu o contabilitate relativ simplă, ținută de un contabil generalist cu experiență în entități non-profit. Nu este însă un motiv să renunți complet la asistență de specialitate — chiar și un bilanț simplu trebuie întocmit corect și la timp.
Ai nevoie de un contabil specializat pe zona non-profit atunci când organizația:
- are angajați și trebuie să gestioneze salarizare și contribuții;
- desfășoară activitate economică și trebuie să separe corect veniturile impozabile de cele neimpozabile;
- derulează proiecte cu finanțare europeană sau guvernamentală, cu raportări specifice către finanțator;
- se apropie de pragurile care ar putea declanșa obligativitatea auditului sau înregistrarea în scopuri de TVA.
Contabilitatea pentru ONG diferă suficient de mult de cea pentru un SRL sau un PFA încât merită să cauți un contabil care are deja experiență concretă cu asociații și fundații, nu doar cu firme comerciale. Dacă vrei să compari și alte forme juridice — de exemplu dacă te gândești să pornești în paralel și o activitate individuală — poți consulta calculatorul PFA sau toate instrumentele disponibile pe platformă, ca să înțelegi diferențele de regim fiscal.
Întrebări frecvente
O asociație trebuie să aibă contabil autorizat?
Legea nu obligă neapărat existența unui contabil angajat intern, dar situațiile financiare trebuie întocmite corect și depuse la termen, ceea ce în practică înseamnă că majoritatea ONG-urilor colaborează cu un contabil sau o firmă de contabilitate, fie intern, fie în regim de prestări servicii.
ONG-ul plătește impozit pe profit?
Depinde de tipul de venit. Veniturile din activitatea fără scop patrimonial sunt, de regulă, neimpozabile, în timp ce veniturile din activitatea economică sunt tratate similar cu cele ale unei firme. Mecanismul exact de calcul trebuie verificat pentru fiecare caz în parte, ideal cu ajutorul unui contabil.
Ce se întâmplă dacă ONG-ul nu depune bilanțul?
Nedepunerea situațiilor financiare anuale atrage sancțiuni contravenționale și poate afecta relația organizației cu finanțatorii sau autoritățile. Termenele și sancțiunile exacte se verifică în calendarul fiscal actualizat, pentru că se pot modifica de la un an la altul.
Acest articol are caracter informativ general și nu ține loc de consultanță fiscală personalizată. Pentru situația specifică a organizației tale, discută cu un contabil specializat în entități non-profit.