Ai înființat firma și ai în mână certificatul de înregistrare de la Registrul Comerțului. Acum urmează partea mai puțin vizibilă, dar la fel de importantă: obligațiile firmă nouă care apar imediat după înmatriculare. Lista de mai jos rezumă primele zece lucruri pe care trebuie să le bifezi, în ordinea firească în care apar de obicei.
- Deschiderea contului bancar al firmei
- Depunerea și confirmarea capitalului social în cont
- Achiziționarea și completarea registrelor obligatorii
- Declararea beneficiarului real
- Alegerea și înregistrarea casei de marcat, dacă activitatea o impune
- Semnarea unui contract cu un contabil
- Alegerea formei de impozitare potrivite pentru firmă
- Verificarea nevoii de înregistrare în scopuri de TVA
- Respectarea calendarului declarațiilor fiscale
- Înregistrarea contractelor de muncă, dacă angajezi
Fiecare dintre aceste puncte are reguli proprii, cu excepții și condiții care depind de tipul firmei, de domeniul de activitate și de deciziile pe care le iei chiar de la start. Le detaliem pe rând, fără cifre din memorie — pentru sume, plafoane și termene exacte, verifică mereu sursele oficiale (ANAF, Codul Fiscal, Registrul Comerțului) sau instrumentele noastre de calcul.
Deschiderea contului bancar
Firma are nevoie de un cont bancar propriu încă din primele zile, atât pentru depunerea capitalului social, cât și pentru operațiunile curente. Dacă la înființare ai declarat capital social, banca îți va cere dovada depunerii lui, act necesar de altfel și la Registrul Comerțului.
Alegerea băncii depinde de comisioanele lunare, de costul operațiunilor și de calitatea aplicației de internet banking, pentru că vei folosi contul frecvent — de la plăți către furnizori, la încasări de la clienți sau plata taxelor.
Un detaliu util: dacă vei avea angajați, contul bancar este și canalul prin care se fac plățile salariale. Poți estima de pe acum costurile cu personalul folosind calculatorul de salariu brut-net, ca să știi ce sume trebuie să existe disponibile în cont la scadență.
Registrele obligatorii
Orice firmă trebuie să țină o serie de registre, iar tipul lor depinde de forma juridică și de sistemul de evidență contabilă aplicat. Un SRL ține, de regulă, contabilitate în partidă dublă și are nevoie de registre precum registrul jurnal, registrul inventar și cartea mare, alături de Registrul unic de control — documentul în care instituțiile de control își consemnează vizitele.
Dacă firma este plătitoare de TVA, se adaugă jurnalele de vânzări și de cumpărări. Modul concret de completare și de arhivare a acestor registre este stabilit prin legislația contabilă și poate diferi în funcție de softul de contabilitate folosit.
Vestea bună: gestionarea registrelor este, în practică, responsabilitatea contabilului tău. Rolul tău ca administrator este să te asiguri că documentele primare (facturi, chitanțe, contracte) ajung la timp la contabilitate, pentru ca registrele să reflecte corect realitatea firmei.
Declararea beneficiarului real
Beneficiarul real este persoana fizică (sau persoanele) care deține sau controlează efectiv firma, chiar dacă structura de acționariat este mai complicată — de exemplu, atunci când asociatul este o altă societate. Această declarație este cerută de legislația privind prevenirea spălării banilor și se depune la Registrul Comerțului.
Declarația se dă fie sub formă de document notarial, fie sub semnătură privată, în funcție de modalitatea aleasă de depunere, și este necesară atât la înființare, cât și ori de câte ori se schimbă structura de deținere a firmei. Formatul exact al formularului și termenele de depunere se actualizează periodic, așa că verifică întotdeauna pagina Registrului Comerțului înainte să completezi documentul.
Nedeclararea sau declararea cu date incorecte poate atrage sancțiuni, motiv pentru care e recomandat ca acest pas să fie făcut din start, în paralel cu celelalte formalități de înființare.
Casa de marcat
Nu orice firmă are nevoie de casă de marcat, dar majoritatea celor care încasează sume în numerar sau prin card direct de la clienți persoane fizice au această obligație. Dacă firma facturează exclusiv către alte firme, prin transfer bancar, situația poate fi diferită — verifică pe ANAF ce se aplică exact în cazul tău, în funcție de tipul încasărilor.
Casele de marcat actuale trebuie să fie conectate la sistemul informatic al ANAF și să transmită date fiscale în format electronic. Alegerea modelului potrivit depinde de volumul de vânzări estimat, de tipul de activitate (comerț, servicii, HoReCa) și de eventuala nevoie de conectare cu un sistem de facturare sau de gestiune a stocurilor.
Dacă firma este sau va deveni plătitoare de TVA, e util să înțelegi de pe acum cum se calculează TVA-ul colectat prin casa de marcat — poți exersa mecanismul cu calculatorul de TVA, ca să vezi cum influențează prețul final afișat clientului.
Contractul cu contabilul
Semnarea unui contract cu un contabil sau cu o firmă de contabilitate este, în practică, una dintre primele decizii cu impact real asupra firmei tale. Contabilul nu doar depune declarații — te ajută să alegi sistemul de impozitare potrivit (impozit pe veniturile microîntreprinderilor sau impozit pe profit), decizie care depinde de nivelul veniturilor estimate, de structura acționariatului și de tipul de activitate.
Pentru a înțelege diferența dintre cele două regimuri și impactul lor asupra profitului net, poți folosi calculatorul microîntreprindere vs. impozit pe profit — introduci cifre-ipoteză despre veniturile și cheltuielile estimate și vezi mecanismul de calcul, nu valori memorate dintr-un articol vechi.
Un contract clar cu contabilul ar trebui să precizeze: ce servicii sunt incluse (contabilitate, salarizare, consultanță), tariful și modul lui de ajustare, termenele în care trebuie să trimiți documentele și responsabilitățile fiecărei părți în cazul unor erori sau întârzieri. Dacă nu ai încă un contabil ales, poți cere oferte comparabile de la contabili înainte de a semna cu primul furnizor găsit.
Dacă activitatea firmei implică și colaborări cu persoane fizice autorizate (PFA), e important să știi unde e granița legală între un contract de colaborare real și o relație care, în fapt, arată ca un contract de muncă mascat — ANAF poate reclasifica astfel de contracte, cu consecințe fiscale pentru firmă. Contabilul tău trebuie să evalueze fiecare colaborare în parte, nu doar forma contractului.
Calendarul primelor declarații
După înregistrarea firmei, se activează un calendar de obligații declarative care depinde de mai mulți factori: sistemul de impozitare ales, dacă firma este sau nu plătitoare de TVA, și dacă are sau nu angajați. Nu există un singur calendar valabil pentru toate firmele — el se construiește în funcție de aceste variabile.
De exemplu, o firmă cu angajați are obligații lunare legate de contribuții și de raportarea în Revisal (registrul electronic de evidență a salariaților), în timp ce o firmă fără personal și neplătitoare de TVA are un calendar mult mai simplu. Termenele exacte de depunere, formularele folosite și eventualele penalități pentru întârziere se stabilesc prin Codul Fiscal și prin ordinele ANAF, iar acestea se pot modifica de la un an la altul.
Cel mai sigur mod de a nu rata un termen este să te uiți periodic în calendarul fiscal actualizat și să stabilești cu contabilul tău cine urmărește fiecare scadență. Dacă activezi ca PFA în paralel cu firma, sau te gândești la această formă alternativă, calculatorul PFA te ajută să înțelegi mecanismul de calcul al obligațiilor specifice acestei forme juridice.
| Obligație | De cine depinde termenul/regula | Unde verifici sigur |
|---|---|---|
| Cont bancar și capital social | Banca aleasă și forma juridică | Banca, Registrul Comerțului |
| Registre obligatorii | Forma juridică și statutul de plătitor de TVA | Contabil, legislație contabilă |
| Beneficiar real | Structura de acționariat | Registrul Comerțului (ONRC) |
| Casă de marcat | Tipul de încasări și domeniul de activitate | ANAF |
| Sistem de impozitare | Nivel venituri, structură asociați, activitate | Codul Fiscal, contabil |
| Calendar declarații | Impozitare, TVA, existența angajaților | ANAF, calendar fiscal |
Toate aceste obligații se leagă între ele: alegerea sistemului de impozitare influențează calendarul de declarații, existența casei de marcat influențează registrele contabile, iar statutul de plătitor de TVA influențează aproape toate celelalte decizii. De aceea are sens să discuți întregul tablou cu un contabil chiar din prima săptămână de activitate, nu pe rând, în funcție de urgențe.
Întrebări frecvente
De când începe să curgă termenul pentru declararea beneficiarului real?
Termenul se calculează de la momentul înregistrării firmei la Registrul Comerțului, dar durata exactă și formatul declarației se pot modifica prin acte normative ulterioare. Verifică întotdeauna pagina oficială a Registrului Comerțului pentru termenul valabil în prezent.
Toate firmele nou înființate au nevoie de casă de marcat?
Nu neapărat. Obligația depinde în principal de tipul încasărilor — numerar sau card de la persoane fizice versus facturare exclusivă către alte firme prin transfer bancar. Regulile actuale se verifică pe site-ul ANAF, pentru că pot varia în funcție de domeniul de activitate.
Pot să aleg mai târziu contabilul, după ce firma începe activitatea?
Teoretic da, dar nu este recomandat, pentru că multe decizii inițiale — sistemul de impozitare, înregistrarea în scopuri de TVA, deschiderea contului bancar — au impact fiscal pe termen lung. Ideal este să ai un contabil implicat chiar din faza de înființare.