Revisal, abreviere de la Registrul general de evidență a salariaților, este un registru electronic obligatoriu pentru orice angajator care are cel puțin un salariat cu contract individual de muncă. Se ține prin aplicația pusă la dispoziție de Inspecția Muncii și reflectă, practic în timp real, situația contractelor de muncă din firma ta.
Mulți administratori de firme mici tratează Revisal ca pe o formalitate automată a contabilului sau a persoanei de HR, până când un control de la Inspecția Teritorială de Muncă (ITM) arată că datele nu au fost actualizate la timp. Articolul acesta îți explică mecanismul: ce trebuie să apară în registru, cum funcționează termenele de raportare, cine are voie să opereze și ce riști dacă greșești.
Ce se înregistrează în Revisal
Revisal centralizează informațiile esențiale despre fiecare contract individual de muncă din companie. Nu este vorba doar despre momentul angajării, ci despre întreg „ciclul de viață” al contractului, de la semnare până la încetare.
În registru trebuie să apară, printre altele:
- datele de identificare ale salariatului (nume, CNP);
- data încheierii contractului individual de muncă și tipul acestuia (determinat sau nedeterminat, normă întreagă sau parțială);
- funcția sau ocupația, conform Clasificării Ocupațiilor din România (COR);
- salariul de bază brut stabilit prin contract;
- modificările ulterioare ale contractului – schimbare de salariu, de funcție, de tip de normă;
- suspendările contractului, cum ar fi concediul fără plată sau concediul medical prelungit;
- data și temeiul legal al încetării contractului.
Pentru calculul salariului brut pe care îl treci în contract – mai ales atunci când negociezi cu un candidat un venit net țintă – poți folosi calculatorul de salariu brut-net, care te ajută să vezi rapid cum se traduce suma dorită de angajat în cifra pe care o trece angajatorul în acte.
Termenele de transmitere
Legea nu prevede un singur termen general pentru toate situațiile, ci termene diferite în funcție de tipul evenimentului pe care îl raportezi. Mecanismul funcționează, în linii mari, pe principiul: cu cât evenimentul contează mai mult pentru protecția salariatului, cu atât termenul de raportare este mai strâns.
Există, în practică, trei categorii mari de situații:
- Angajarea unui salariat nou – registrul trebuie actualizat înainte ca persoana să înceapă efectiv activitatea, pentru că datele transmise în Revisal constituie, printre altele, dovada existenței contractului de muncă.
- Modificările ulterioare ale contractului (salariu, funcție, durata normei) – au un termen de raportare calculat de la data la care actul adițional produce efecte, nu neapărat de la data semnării lui.
- Încetarea contractului – trebuie raportată într-un interval scurt de la data încetării, pentru ca registrul să reflecte corect situația reală a angajatului.
Termenele exacte, exprimate de obicei în zile lucrătoare, sunt stabilite prin acte normative care pot fi modificate. Nu te baza pe o cifră memorată dintr-un articol vechi sau dintr-o discuție informală; verifică termenul în vigoare pe site-ul Inspecției Muncii sau întreabă direct firma de contabilitate care îți gestionează salarizarea. Pentru a nu rata obligațiile conexe – declarații fiscale, contribuții, state de plată – poți urmări și calendarul fiscal, care centralizează termenele recurente ale unei firme cu angajați.
| Eveniment | Ce se raportează | Observație privind termenul |
|---|---|---|
| Angajare | Date de identificare, tip contract, funcție, salariu | Raportare înainte de începerea efectivă a activității |
| Modificare contract | Noul salariu, funcție sau normă de lucru | Termen calculat de la data de la care modificarea produce efecte |
| Suspendare | Motivul și perioada suspendării | Termen scurt, pentru a reflecta situația curentă |
| Încetare contract | Data și temeiul legal al încetării | Termen scurt de la data încetării efective |
Cine poate opera
Responsabilitatea legală pentru corectitudinea și actualizarea Revisal aparține întotdeauna angajatorului, indiferent cine introduce efectiv datele în sistem.
În practică, operarea se poate face de:
- administratorul firmei sau o persoană desemnată din interior, cu certificat digital calificat;
- un contabil extern sau o firmă de salarizare/HR, care primește mandat sau împuternicire pentru a transmite date în numele angajatorului;
- un consultant specializat în legislația muncii, utilă mai ales pentru firme cu volum mare de personal.
Accesul la Revisal se face prin aplicația Inspecției Muncii și presupune, de regulă, autentificare cu semnătură electronică. Dacă delegi această activitate către un contabil, asigură-te că există un contract clar care stabilește cine verifică datele înainte de transmitere și cine răspunde dacă un termen este ratat – răspunderea juridică rămâne, oricum, a angajatorului.
Dacă firma ta nu are încă un contabil care să gestioneze și partea de salarizare și Revisal, poți cere oferte de la contabili specializați pe acest tip de servicii, pentru a compara rapid variante.
Sancțiuni
Nerespectarea obligațiilor privind Revisal este tratată de lege drept contravenție și poate atrage amenzi aplicate de Inspecția Teritorială de Muncă, de regulă în urma unui control.
Printre situațiile frecvent sancționate se numără:
- netransmiterea datelor în registru în termenul legal;
- completarea registrului cu date incorecte sau incomplete;
- refuzul de a pune registrul la dispoziția inspectorilor de muncă, la cerere;
- primirea la muncă a unei persoane fără ca aceasta să fie înregistrată anterior în Revisal – considerată, de regulă, cea mai gravă abatere, uneori asimilată muncii nedeclarate.
Cuantumul amenzilor diferă în funcție de gravitatea faptei și poate fi modificat prin acte normative ulterioare. Nu te ghida după sume citite într-un articol vechi; consultă textul actualizat al legii sau site-ul Inspecției Muncii înainte de a trage o concluzie. Dacă firma ta a primit deja o notificare de control sau o sancțiune, discută rapid cu un contabil sau un consultant de legislația muncii, pentru a construi un plan de conformare.
Erori frecvente
Majoritatea problemelor legate de Revisal nu apar din rea-voință, ci din lipsă de proces intern clar între administrator, HR și contabilitate. Cele mai întâlnite greșeli sunt:
- transmiterea cu întârziere a datelor de angajare, din cauza unui flux greoi de comunicare internă;
- neactualizarea salariului în Revisal după o majorare, deși actul adițional a fost deja semnat;
- omiterea suspendărilor de contract (concediu fără plată, concediu de creștere a copilului), ceea ce creează discrepanțe între realitate și registru;
- folosirea unui cod COR greșit sau neactualizat pentru funcția salariatului;
- lipsa unei proceduri clare de predare a informațiilor atunci când firma schimbă contabilul sau furnizorul de servicii de salarizare;
- confuzia dintre data semnării actului adițional și data de la care acesta